Conditions Générales d'Utilisation

1. Identification de l'éditeur

La plateforme Encoda (ci-après « le Service ») est éditée par la société ENCODA, dont le siège social est établi au Rue François-Joseph Navez 11, 1030 Schaerbeek, Belgique, enregistrée sous le numéro de TVA BE 0699858859.

Contact : info@encoda.be

2. Objet

Encoda est une plateforme SaaS (Software as a Service) destinée aux comptables, fiduciaires et experts-comptables belges. Elle permet notamment l'encodage de factures par reconnaissance optique de caractères (OCR), la gestion de dossiers clients, la génération d'écritures comptables conformes au PCMN belge, l'export vers des logiciels comptables tiers et l'accès à un portail client sécurisé.

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (CGU) régissent l'accès et l'utilisation du Service. Toute utilisation du Service implique l'acceptation sans réserve des présentes CGU.

3. Accès au Service — Inscription

L'accès au Service est réservé aux professionnels agissant dans le cadre de leur activité comptable ou fiduciaire. L'utilisateur garantit que les informations fournies lors de l'inscription (nom, adresse, numéro de TVA, email) sont exactes et à jour.

Chaque compte est personnel et non cessible. L'utilisateur est seul responsable de la confidentialité de ses identifiants et de toute activité réalisée depuis son compte. En cas de compromission, il doit en informer immédiatement Encoda à l'adresseinfo@encoda.be.

4. Plans tarifaires et facturation

Encoda propose plusieurs plans :

• Starter (gratuit) : accès limité à 3 dossiers clients et 50 factures par mois.
• Pro : accès illimité aux fonctionnalités principales, facturation mensuelle ou annuelle.
• Cabinet : accès multi-utilisateurs pour les cabinets comptables, facturation mensuelle ou annuelle.

Les prix sont indiqués hors TVA sur la page Tarifs. La facturation est effectuée en début de période (mensuelle ou annuelle) via Mollie. En cas de non-paiement, Encoda se réserve le droit de suspendre l'accès au Service dans un délai de 7 jours après relance.

La facturation annuelle est proposée avec une réduction de 17 % (soit 2 mois offerts). En cas de résiliation d'un abonnement annuel en cours d'année, aucun remboursement prorata temporis n'est accordé.

5. Résiliation

L'utilisateur peut résilier son abonnement à tout moment depuis son espace « Abonnement » dans le tableau de bord. La résiliation prend effet à la fin de la période en cours. Les données sont conservées pendant 30 jours après la résiliation, puis supprimées définitivement.

Encoda se réserve le droit de résilier unilatéralement l'accès d'un utilisateur en cas de violation des présentes CGU, sans préavis ni indemnité.

6. Propriété intellectuelle

L'ensemble des éléments constituant le Service (code source, interfaces, marques, logos, textes, algorithmes) est la propriété exclusive d'ENCODA ou de ses concédants de licence et est protégé par le droit belge et international de la propriété intellectuelle.

L'utilisateur dispose d'un droit d'usage personnel, non exclusif et non transférable du Service, strictement limité à ses besoins professionnels. Toute reproduction, modification, distribution ou exploitation commerciale des éléments du Service est interdite sans autorisation écrite préalable.

7. Données et responsabilité

L'utilisateur est responsable des données qu'il saisit ou importe dans le Service (factures, données clients, écritures comptables). Encoda ne saurait être tenu responsable des erreurs comptables résultant d'une utilisation incorrecte du Service.

Encoda s'engage à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité des données. En cas d'incident de sécurité, l'utilisateur sera notifié dans les délais prévus par le RGPD.

En aucun cas la responsabilité d'ENCODA ne pourra être engagée pour un montant supérieur aux sommes effectivement payées par l'utilisateur au cours des 12 mois précédant le litige.

8. Disponibilité du Service

Encoda s'efforce d'assurer une disponibilité du Service 24h/24 et 7j/7. Des interruptions ponctuelles peuvent survenir pour maintenance ou en cas de force majeure. Encoda ne garantit pas une disponibilité ininterrompue et ne saurait être tenu responsable d'interruptions temporaires du Service.

9. Modifications des CGU

Encoda se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment. Les utilisateurs seront informés de toute modification substantielle par email avec un préavis de 30 jours. La poursuite de l'utilisation du Service après ce délai vaut acceptation des nouvelles CGU.

10. Droit applicable et juridiction

Les présentes CGU sont régies par le droit belge. En cas de litige, les parties s'efforceront de trouver une solution amiable. À défaut, les tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles seront seuls compétents.

11. Contact

Pour toute question relative aux présentes CGU, contactez-nous à : info@encoda.be ou par courrier à ENCODA, Rue François-Joseph Navez 11, 1030 Schaerbeek, Belgique.